Leistung · Telefonassistenz
Eine Stimme, die abnimmt.
Wir richten eine virtuelle Assistenz ein, die deine Geschäftsnummer entgegennimmt, freundlich nach dem Anliegen fragt und dir hinterher eine saubere Zusammenfassung schickt. Für alle, die im Job die Hände voll haben und trotzdem keinen Anruf verlieren wollen.
Was sie kann
Annehmen, eintragen, weitergeben.
Die Assistenz nimmt Gespräche an, hört zu und fragt nach, wenn etwas fehlt. Sie unterscheidet, ob jemand einen Termin will, einen Rückruf braucht oder nur eine Info abladen möchte, und behandelt jeden Fall so, wie du es vorher festgelegt hast. Termine landen direkt im Kalender, Rückrufwünsche in einer Liste, alles andere als Transkript in deinem Posteingang.
Du kannst sie eng führen oder lose laufen lassen. Manche Betriebe wollen, dass sie nur Daten aufnimmt und alles Weitere dem Chef überlässt, andere übertragen ihr feste Routinen wie Krankmeldungen, Notdienstfragen oder Materialnachfragen. Was sie nicht weiß, sagt sie offen und reicht weiter.
Für wen
Wenn das Telefon stört, ohne dass es egal wird.
Im Handwerk klingelt das Telefon, während jemand auf der Leiter steht. In der Kanzlei reißt jeder Anruf eine Akte auf, die gerade konzentriert lag. Bei Solo-Selbständigen frisst der Anrufstrom die Stunden, die eigentlich verkauft werden sollten. Genau dort setzen wir an: Malerbetriebe, Werkstätten, Sanitärbetriebe, Hausverwaltungen, kleine Kanzleien, Praxen, Coaches.
Die Größe spielt weniger eine Rolle als der Anrufstil. Wer pro Tag fünf Anrufe bekommt, von denen drei wichtig sind, fährt mit der Assistenz oft besser als mit einer halben Sekretariatsstelle. Wer fünfzig Anrufe pro Tag bekommt, ebenfalls, nur aus einem anderen Grund.
Wie es läuft
Deine Nummer, unser Setup.
Wir nehmen deine vorhandene Geschäftsnummer und leiten sie auf eine eigene Leitung um. Dort sitzt die Assistenz, mit deinem Begrüßungstext, deinem Tonfall, deinen Regeln. Wir nehmen ein paar Beispielanrufe mit dir auf, prägen ihr deine Sprache ein, hinterlegen Kalender, Adressbuch und Eskalationswege, und gehen mit dir die Fälle durch, in denen sie übergeben soll statt selbst zu antworten.
Technisch läuft das auf Telefonie-Infrastruktur, die für Geschäftsbetrieb gemacht ist, mit deutschem Hosting und einem Setup, das du jederzeit wieder abklemmen kannst. Sprachmodell, Kalender-Integration und Logging sind auf deine Bedürfnisse zugeschnitten, der Datenfluss bleibt nachvollziehbar.
Nach dem Setup begleiten wir die ersten Wochen, hören uns Mitschnitte an, schrauben am Verhalten, ergänzen Fälle, die im Echtbetrieb auftauchen. Du behältst die volle Kontrolle: Welche Themen sie übernimmt, welche sie an dich weitergibt, wann sie ganz schweigt, entscheidest du.
Was du bekommst
Ruhe vor dem Klingeln, Klarheit danach.
Pro Anruf erhältst du eine Zusammenfassung mit Name, Nummer, Anliegen und nächstem Schritt, gebündelt in einem Kanal, den du sowieso liest. Termine sind eingetragen, Rückrufe priorisiert, dringende Fälle markiert. Was bleibt, ist die Möglichkeit, abends zwanzig Minuten durchzugehen statt den Tag über zwanzigmal unterbrochen zu werden.
Du willst wissen, ob das für dich passt?
30 Min Erstgespräch. Wir hören rein, fragen nach, sagen ehrlich, ob es Sinn ergibt. Sonst Absage.
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